Näin SmartUp käsittelee asiakastietojaan

Asiakkaanani tai yhteistyökumppaninani Sinun on hyvä tietää seuraavaa koskien omien tietojesi käsittelyä SmartUp Oy’n yhteys-, asiakas- ja laskutustietorekistereissä.

SmartUp Oy on yhden naisen osakeyhtiö. Allekirjoittanut omistaja ja yrittäjä Elina Arasola on ainoa, joka kerää, näkee ja käyttää yrityksensä kanssa asioivien tietoja. Muilla henkilöillä ei ole pääsyä näihin tietoihin. Vastaan kaikista yritykseeni liittyvistä asioista ja tiedoista sekä niiden huolellisesta ja henkilötietolakia noudattavasta käytöstä.

Käytäntö on, että kun asioit kanssani, laitan talteen tiettyjä tietoja Sinusta. Mikäli et halua mitään tietojasi kerättävän, kerro siitä asioinnin yhteydessä. Yhteys- ja asiakastietojen keräämisen tarkoitus on sujuvoittaa keskinäistä vuorovaikutusta, palveluprosessia ja yhteistyötä. Turha tieto on turhaa, sen dokumentointi ja käsittely vielä turhempaa. Kuten tähänkin asti, kerään vain palvelun ja yhteistyön toimivuuden kannalta olennaiset minimitiedot.


KOKO HOMMA KITEYTETTYNÄ:

  1. Asioidessamme ensikertaa kerro, jos et halua yhteys- tai muita tietojasi rekistereihini. Tällöin en tallenna niitä mihinkään.
  2. Jos et mainitse tästä kiellosta mitään, tulkitsen sen suostumukseksi alla yksilöityjen tietojesi käsittelyyn. Pyrin tavatessamme opettelemaan kysymään tätä erikseen.
  3. Asioidessamme toistamiseen, voit koska tahansa muuttaa mieltäsi tietojesi tallentamisen suhteen. Kerro siitä minulle.
  4. Kohtelen kunnioittaen tietojesi anonymiteettia ja turvallisuutta. Aina.

 

JA TARKEMMIN:

Rekisterinpitäjä
SmartUp Oy
Y-tunnus: 2481349-5
Yhteys- ja vastuuhenkilö tj. Elina Arasola
p. 044 335 3908

Olemassa olevat rekisterit
SmartUp Oy’n asiakasrekisteri (excel-taulukko)
SmartUp Oy’n laskutusohjelma (Isolta Arkhimedes)
Elina Arasolan puhelimen yhteystiedot (iPhone)

Rekisterien henkilötietojen kerääminen ja käsittely
Asiakasrekisteri sisältää asiakasyrityksen ja sen yhteyshenkilön nimet, neuvotellun palvelun kuvauksen ja ajankohdan sekä hintatiedot. Rekisteri on excel-tiedosto, jota käytetään yrittäjän henkilökohtaisella kannettavalla tietokoneella. Tiedosto sijaitsee iCloud-pilvessä. Yhteyshenkilön yhteystiedot (puhelinnumero, joskus myös osoite) tallentuvat lisäksi Elina Arasolan puhelimen yhteystietoihin.

Henkilöasiakkaiden (lähinnä uracoachaus- ja yrittäjä-sparrausasiakkaiden) tietoja kerätään samalla tavalla kuin edellä, mutta sen lisäksi coach (Elina Arasola) tekee coachaus-tapaamisten sisältöön ja asiakkaan tilanteeseen liittyen käsin paperimuistiinpanoja. Muistiinpanot eivät noudata mitään ennakoitua kaavaa ja ovat muutenkin useimmiten enemmänkin luonnostelua (ei kokonaisia lauseita, enimmäkseen yksittäisiä sanoja, kuvioita ja muita harakanvarpaita) coachin muistin tai yhteisen keskutelun tueksi, kuin kenenkään muun ymmärrettäväksi tehtävää tallennusta asiakkaan tilanteesta tai tiedoista. Muistiinpanojen yhteydessä mainitaan asiakkaan nimi ja puhelinnumero sekä päivämäärä. Muistiinpanot, kuten keskustelutkin, ovat aina luottamuksellisia. Muistiinpanoja säilytetään old-school -mapissa SmartUp Oy’n toimistossa eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen kuin seuraavaan saman asiakkaan coachauksiin valmistautumiseen. Asiakas saa halutessaan kopion tai kuvan muistiinpanoista itselleen.

Jos asiakkaan tarve, toive ja etu on se, että coach antaa hänen nimensä ja yhteystietonsa mahdolliselle kolmannelle taholle (eli asiakkaan kaltaista työntekijää hakeva SmartUp Oy’n verkostoon kuuluva yritys), kysyy Elina Arasola siitä aina erikseen asiakkaalta luvan. Ilman lupaa ei nimeä eikä yhteystietoja välitetä muille. Myöskään suusanallisesti Elina Arasola ei milloinkaan kerro kenellekään toiselle, kuka hänen asiakkaansa on tai on ollut.

Sähköpostiviestinnän ollessa kyseessä asiakkaan sähköpostiosoite tallentuu Mozillan Thunderbird-osoitekirjaan tai joskus myös Googlen Gmail-osoitteisiin. Osoitekirjat ovat vain Elina Arasolan nähtävillä ja käytössä.

Lisäksi asiakkaan edellä mainitut yhteystiedot tallentuvat selainpohjaisella Isolta Arkhimedes-laskutusohjelmalla tehtäviin asiakkaalle sähköisesti tai pdf-liitteenä lähetettäviin laskuihin sekä laskutusohjelman asiakastietoihin.

Mitään yhteystietoja ei käytetä muihin (esim. suoramainonta tai markkinointi) kuin yllä mainittuihin tarkoituksiin.

Asiakkaan sähköpostiosoitteita tai muita tietoja ei kerätä automaattisesti SmartUpin nettisivuilla. Sen sijaan nettisivujen yhteydenottolomakkeen kautta annetut sähköpostiosoitteet tallennetaan SmartUpin sähköpostijärjestelmän osoitekirjaan. Asiakastiedot säilyvät ym. rekistereissä niin kauan, kun SmartUp Oy on toiminnassa ja Elina Arasolan yksinomistuksessa.

Mikäli asiakas haluaa nähdä tietonsa tai toivoo ne poistettavaksi SmartUp Oy’n rekistereistä, tapahtuu se ottamalla yhteyttä Elina Arasolaan. Elina toimittaa asiakkaalle tiedot yhdessä sovitulla tavalla, poistaa ne asianmukaisesti ja kuittaa sen jälkeen asiakkaalle asian hoidetuksi.

Mikäli rekisterinpitäjä (tai joku muu taho) huomaa SmartUp’n asiakastietoja väärinkäytetyn, hän kertoo siitä asiakkailleen ja tietoturvaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa.

Linkki tähän rekisteriselosteeseen löytyy etusivun alatunnisteesta.

Kaikissa asiakkaan asioihin liittyvissä kysymyksissä voi olla yhteydessä allekirjoittaneeseen.

 

Elina Arasola
toimitusjohtaja, yrittäjä ja omistaja
SmartUp Oy