Mitä onnistunut fasilitointi vaatii?

Rättipoikki. Yhtä aikaa kaikkeni antanut ja suloisessa euforisessa adrenaliinipilvessä. Siinä olotila, kun olin kotiutunut onnistuneelta työkeikalta, jossa vastuuni oli orkesteroida puolitoistapäivää kestänyttä naisyrittäjyysleiriä *).

Jäin miettimään, mitä onnistunut fasilitointi vaatii. Olen kouluttanut ja valmentanut lukuisia ryhmiä, ohjannut ja fasilitoinut niin ikään lukuisia erilaisia tilaisuuksia. Pääsääntöisesti kaikki on aina lähes oikein hyvin. Jokaisesta kerrasta en kuitenkaan ole niin hyvillä mielin, kun tästä tuoreimmasta fasilitointikeikasta. Myös osallistujat ja järjestäjät olivat silmin nähden ja korvin kuullen tyytyväisiä, mikä tietenkin vahvistaa omaa käsitystäni napakympin suoriutumisesta.

VAPAUS

Päällimmäiseksi onnistumisen kriteeriksi nousee yksi asia ylitse muiden. Se on tekemisen vapaus. Eli että fasilitoinnin tilaaja antaa fasilitoijalle tarpeeksi vapauksia. Se edellyttää luottamusta sekä työskentelytapaan liittyvään ammattitaitoon että teeman riittävään asiantuntemukseen. Sain tilaa, minuun luotettiin. Onnistuminen onnistui.

Kokemusta on myös tilaisuuksista, joissa vapautta ei ole tarpeeksi ollut. Tällöin tilaaja haluaa tehdä työni puolestani alkaen suunnitteluvaiheesta. Pahimmillaan saan käteeni valmiin suunnitelman, jolloin roolikseni jää toimia konemaisesti ohjeen mukaan (jota en kylläkään tee). Toteutuksen hetkellä tilaaja pitää ohjaksia käsissään kommentoimalla joka väliin omat, pajatson tyhjentävät kommenttinsa.  Myös nopeiden aikataulumuutosten (joita tulee aina) kanssa tilaaja pyrkii ottamaan vastuun. Samoin ad hoc- päätöksiä vaativissa tilanteissa (joita tulee aina). Tällainen hämmentää osallistujia. He eivät tiedä, ketä kuunnella ja puhutella.

VASTUU

Fasilitoinnin onnistuminen vaatii toki muutakin kuin tekemisen vapautta. Teknisten järjestelyjen roolia ei voi ohittaa, ei myöskään ennakkoviestinnän. Oma vinkkelini on kuitenkin tällä kertaa kokonaisuuden sijaan pelkän fasilitoinnin elementeissä. Osaamista vaaditaan monessa yksittäisessä seikassa. Ohessa lista asioista, mitä fasilitoijalta kokemukseni mukaan vaaditaan. Asiat eivät ole missään erityisessä järjestyksessä.

  1. otollisen ja rennon fiiliksen luomista, sortumatta ylipirteyden tai liioitellun innon tielle.
  2. mahdollisesti hyvinkin heterogeenisen osallistujajoukon virittämistä samalle taajuudelle.
  3. tilan antamista osallistujille. Fasilitaattori ei saa besserwisseröidä eikä muutenkaan olla liikaa äänessä.
  4. yhtäältä rohkaisua avoimuuteen, toisaalta toppuuttamista, kun joku osallistuja haluaa varastaa shown.
  5. tarkkaa ajanhallintaa, mikä taas vaatii arviointikykyä siitä, kuinka kauan on sopiva aika tehdä mitäkin workshopin tehtävää ja kuinka kauan mikäkin vaihe kestää.
  6. aikatauun pitämistä ja sen salamannopeaa äkkisäätämistä tilanteen ja tarpeen mukaan.
  7. sopivan intensiteetin ylläpitoa. Erityisen haasteellista huomion uudelleenkiinnittäminen on lounaan tai pelkkää kuuntelua vaativan osuuden jälkeen.
  8. ymmärrettävää tehtävänantoa ja varmistumista siitä, että kukaan ei tunne olevansa pihalla siitä, mitä häneltä milloinkin odotetaan.
  9. tasapuolista keskustelun ohjausta ja osallistamista. Puheen johtamista ja ohjaamista. Kaikkien kommenttien arvostamista.
  10. kikkailemattomien työtapojen valintaa ja työskentelyn ohjaamista. Mutta myös liikaohjaamisesta pitäytymistä silloin, kun osallistujat ovat päässeet hyvään vauhtiin.
  11. paketin kasassa pitämistä ja asiassa pysymistä. Eli tekemisen ja osallistujien kommenttien teemaan kytkemistä ja toisaalta teeman laajentamisen sallimista silloin, kun se hyödyttää osallistujia.
  12. ennakoivaa tilannetajua sekä ajankulun että teeman suhteen. Kykyä nähdä kolme askelta eteenpäin. Kykyä nostaa meininki laukalle ilman kiireen tuntua. Kykyä laskea sykettä ilman fiiliksen vesittämistä.
  13. riittävää asian tuntemista. Valmistautuneisuutta paikkaamaan tai täydentämään muiden asiantuntijoiden puheenvuoroa.
  14. koko homman kiteyttävää klousaamista tavalla, joka aktivoi jatkamaan asian parissa.
  15. 100 prosenttista läsnäolemista.

Mikä on oma kokemuksesi fasilitoinnista? Jos olet itse fasilitoinut, miten mieltä olet vapauden vaatimuksesta ja muista listan asioista? Tai oletko osallistunut fasiltoituihin työpajoihin tai koulutuksiin, missä olet havainnut jotain kriittistä, joko puutteena tai erityisen hienosti toimivana yksityiskohtana? Kerro!

 

*) Leirille osallistui naisyrittäjien lisäksi amk-opiskelijoita eri koulutusohjelmista ja vuosikursseilta. Osallistujat edustivat todella laajaa ikä- ja kokemushaarukkaa. Leirin teema oli digitalisaation hyödyntäminen ja naisyrittäjyys. Tästä linkistä voit katsastaa yhden naisyrittäjän, Idonean Petra Ruonakosken tunnelmat leiriltä.